Maintenir le lien dans la période actuelle est essentiel pour veiller sur chacun et rester positif. En entreprise comme dans la vie personnelle, des outils simples et des rituels d’animation de la vie peuvent y aider.
Avoir des espaces de discussion
Les espaces de vie sociale et de discussion physiques de la vie réelle ne nous sont plus accessibles. On ne retrouve plus ses collègues autour de la machine à café, on ne croise plus sa tante au repas de famille du dimanche, on ne partage plus un verre en terrasse avec les amis le week-end.
De nombreux outils permettent de remplacer virtuellement ces espaces de rencontre et de discussion : Messenger, Whatsapp, le SMS, le téléphone, Mattermost, …
Parmi tous ces outils, au Chaudron.io et Sc21 nous avons choisi, pour le travail, de nous retrouver sur Discord. La structure de Discord permet de reproduire un semblant de l’entreprise : on peut y mettre une salle de réunion, une salle de pause, un bureau, une salle de travail sur tel projet, … Dans chaque salle, on peut voir qui est là. Lorsqu’on entre dans la salle on entend les personnes présentes, et ils nous entendent. C’est comme passer la porte d’une salle réelle, la décoration en moins. C’est comme aller prendre un café en salle de pause et croiser un collègue avec lequel on s’arrête discuter. C’est comme travailler à deux côte à côte sur un même projet pour se parler en temps réel sur les travaux qui le nécessitent. Ca créé un espace, dans lequel on voit “physiquement” les collègues (on voit leur profil se promener). Des canaux de publication de messages permettent aussi d’échanger en asynchrone : c’est le mur d’affichage de l’entreprise.
Discord nous a aussi permis d’inclure des personnes externes à notre entreprise, mais avec qui nous sommes en lien réguliers (prestataires, indépendants avec lesquels nous travaillons régulièrement, amis et familles proches de l’entreprise, …). On agrandi le cercle, et on augmente le nombre d’idées partagées.
D’autres solutions permettent les mêmes fonctionnalités, comme Mattermost. A vous de faire votre choix !
Garder les rituels de la “vie physique” au travail
Finalement, travailler à distance c’est avoir les mêmes besoins et les mêmes pratiques qu’au bureau. Une fois les moyens adéquats mis en place (espace de vie commune à distance, canaux de communication), on retrouve ses rituels presque comme avant.
Nous ne sommes plus dans le même espace, mais dans l’équipe actuelle nous sommes pour beaucoup dans le même temps. Aussi, se dire bonjour le matin en “arrivant au boulot” (c’est à dire en démarrant son ordinateur) est un geste simple qui permet de garder un lien, et des habitudes quotidiennes. On le fait par message sur une conversation qui regroupe toute l’équipe. De manière plus pratique, ça nous permet aussi de savoir qui est disponible, et d’identifier si quelqu’un rencontre des soucis (si on n’a pas de bonjour d’un collègue à partir d’une certaine heure, on s’inquiète pour lui et on essaie d’avoir de ses nouvelles par d’autres moyens).
Maintenir les pauses cafés est aussi important pour garder des temps de discussion informelle avec ses collègues. En télé-travail, on peut rapidement ne plus parler à ses collègues que pour des temps de travail (réunions visio / audio planifiées, appel pour poser une question opérationnelle, …). En ce moment, pouvoir parler de son train-train quotidien, de sa famille, de l’actu, de la météo, … est encore plus essentiel. On partage nos inquiétudes, on trouve du réconfort, on partage nos difficultés et nos astuces (pour occuper les enfants par exemple, ou gérer les cours à la maison). Cela permet aussi de recouper les informations (ce qui n’est pas négligeable dans une période propice aux fake news).
Pour ce qui est de la partie plus formelle au travail, nous avons choisi dans les équipes de Sc21 et du Chaudron.io de mettre en place 2 points de suivi d’activité par jour. Ils nous permettent de nous assurer que personne ne reste seul face à une difficulté, de partager les informations et d’identifier les synchronisations et mutualisations de travail possible. 15 min à 12h30 pour ajuster si besoin en cours de journée, et 15 min à 17h pour clore la journée et s’assurer qu’on sait ce qu’on fait demain. On en profite aussi pour se dire au revoir de vive voix, c’est toujours plus sympa.
Il n’en reste pas moins que le dialogue en visio/audio, que ce soit en réunion projet, pause café ou point d’équipe, peut prendre plus d’énergie qu’en réel (problèmes de connexions, difficulté à entendre un collègue, difficulté à prendre la parole sans couper quelqu’un, …). Vous ne ferez pas des réunions de 3h en visio, sous peine de finir avec la tête fortement fatiguée. On préfère donc les temps courts. Pour tout ce qui concerne l’animation de réunions en visio, ces ressources mises en ligne par les formateurs Animacoop vous donneront plein de conseils.
Garder les rituels de la “vie physique” dans le domaine personnel
On ne s’attardera pas longtemps sur le sujet car on pense que vous avez déjà suffisamment entendu parler des apéros virtuels, des soirées jeux en ligne, et d’autres … En effet le verre du vendredi soir avec les amis, ou la soirée jeu, ou le repas de famille sont maintenant interdits en rencontre réelle, mais ils continuent d’exister via les outils numériques. Ca peut aussi être l’occasion de lancer un concours de cuisine ou autre activité avec vos proches, votre quartier, des inconnus, … Mais pourquoi pas aussi apprendre une langue en parlant avec un(e) anglais, un(e) espagnol, un(e) italien, un(e) [insérez la nationalité de votre choix], lui ou elle aussi confiné(e) à la maison.
Bref, ne perdons pas le lien et les habitudes sociales pendant cette période, et profitons-en même pour créer de nouveaux rituels et de nouvelles rencontres (à distance) !