Quelques pistes pour assurer la continuité ou la reprise au plus vite de vos activités
L’impact sur les entreprises de la période que nous vivons s’annonce fort, et assurer la continuité ou reprise au plus vite des activités est un enjeu majeur ainsi qu’un challenge de haut niveau. Diriger dans un monde incertain et avec frugalité n’a jamais autant été d’actualité ….
Depuis 2008, les équipes de Sc21 et du Chaudron.io ont fait le choix du travail à distance, avec des équipes distribuées sur le territoire français et nomades. Télétravailler, une fois les mesures de premières urgences mises en place dont le chômage partiel (dans la situation présente), c’est d’abord piloter son activité et animer ses équipes.
Dirigeants, et équipes de directions, voici quelques pistes mises en oeuvre au titre de nos activités, aussi bien au Chaudron.io que chez Sc21 :
Garder le contact et travailler avec vos équipes
1.Recensez vos équipes pour savoir :
- s’ils vont bien ?
- leurs conditions réelles de confinement : lieu, espace dédié pour le travail ou non, ordinateur disponible (même non relié au SI de votre entreprise), accès à internet, enfants ou autres proches à charge à la maison et si oui de quel âge, etc. ?
- beaucoup d’entre eux ont probablement envie d’aider, et peuvent peut être mettre des compétences exceptionnelles à disposition dans ce temps particulier. Avez-vous lancé un appel pour savoir ce qu’il en est ? Cette crise est aussi l’occasion de développer de nouvelles formes de solidarité et probablement de fiertés pour vos équipes.
2.Définissez avec vos équipes les règles de travail à distance et plus particulièrement les rituels instaurés chaque jour et dans la semaine pour garder une vie d’équipe. Pour exemple :
- Nous avons mis en place des pauses café virtuelles, et des points d’équipe le midi et en fin de journée pour suivre l’activité, ainsi que des fils de discussion pour partager l’information. Pour cela nous utilisons Discord.
- Nous continuons à animer nos “3 cailloux de la semaine” : chacun de nous a 3 chantiers prioritaires que l’entreprise s’engage à livrer dans la semaine. Ils sont placés sur un mindmap, nous l’animions déjà avant (article à venir).
Prioriser
1.Avez-vous pu communiquer à l’ensemble de vos équipes des priorités et objectifs précis ?
2.Les équipes vous ont-elles confirmé et reformulé leur bonne compréhension ? D’autant plus si vous les avez mobilisées sur de nouveaux sujets.
Continuité et/ou reprise rapide des activités
1.Définissez avec vos équipes :
- ce qui doit être fini dans tous les cas dans 15 jours (même si vous ne savez pas encore comment l’organiser)
- ce qui doit être mis complètement en black out, y compris pour des raisons de sécurité. Soyez vigilants particulièrement à la confidentialité. Ne négligez pas la possibilité que des pirates profitent de cette période pour attaquer les entreprises (nous en parlons dans cet article). Nous vous déconseillons particulièrement Whatsapp et vous recommandons de mettre en place des messageries chiffrées (voir cet article).
- ce qui servirait si dans 15 jours c’était fait et permettrait de retrouver au plus vite un fonctionnement optimum en sortie de confinement.
Quitte à ce qu’une partie de l’activité ne puisse pas être réalisée, c’est l’occasion de préparer le terrain et de travailler des chantiers de fonds en termes d’organisation et d’efficience. C’est l’occasion de réinventer certains modèles.
Au-delà des outils, l’importance des pratiques communes
Ce que nous voulions vous partager dans cet article, c’est qu’au delà de la question des outils de travail à distance pour lesquels beaucoup de tutos circulent actuellement, l’important est la question des pratiques pour animer une équipe à distance, les règles d’usage commun des outils collaboratifs et la mise en place des outils et rituels de pilotage pour poursuivre l’activité en temps de confinement. Pour alimenter ce point, nous vous recommandons les ressources proposées par les formateurs d’Animacoop.
Dans tous les cas, nous souhaitons mettre notre expérience à votre service. Dites-nous comment nous pouvons aider. Transmettez-nous vos questions à question@lechaudron.io